Di balik proyek yang berhasil ada upaya terbaik yang dilakukan perusahaan
untuk membuat operaional bisnis berjalan efektif dan efisien. Upaya ini
dilakukan dengan manajemen proyek atau project management.
Penerapan manajemen proyek ini dapat memaksimalkan kinerja proyek demi
mencapai tujuan yang diinginkan.
Untuk membuat manajemen proyek semakin efektif, saat ini sudah banyak
perusahaan yang menggunakan aplikasi manajemen proyek. Namun, disisi lain
masih banyak juga perusahaan yang merasa penggunaan aplikasi tersebut adalah
bentuk pengeluaran yang tidak perlu dan seharusnya pengelolaan sebuah proyek
adalah tanggung jawab seorang project manager.
Bahkan, tidak jarang perusahaan juga meragukan kualitas dan manfaat dari
aplikasi tersebut guna melakukan fungsi manajemen proyek.
Agar Anda dapat mengerti lebih dalam mengenai aplikasi manajemen proyek, mari
simak artikel di bawah ini!
Apa Itu Aplikasi Manajemen Proyek
Project management adalah penerapan pengetahuan, kemampuan, alat, dan teknik
untuk melancarkan kegiatan proyek agar seluruh kebutuhan proyek terpenuhi.
Proyek sendiri adalah pekerjaan sementara untuk menghasilkan suatu produk,
jasa, atau hasil unik.
Lalu, apa itu aplikasi manajemen proyek?
Aplikasi manajemen proyek
adalah perangkat lunak yang dirancang khusus untuk memfasilitasi perusahaan
dalam pengerjaan proyek sehingga membuat prosesnya dapat berjalan lebih
efisien.
Aplikasi manajemen proyek ini bisa disesuaikan dengan kebutuhan organisasi
sehingga dapat digunakan berbagai jenis dan ukuran bisnis.
Apakah Penting Menerapkan Project Management?
Kita semua pasti setuju bahwa pengelolaan proyek bukanlah hal yang mudah.
Manajemen proyek bukan sekadar memastikan penyelesain proyek tepat waktu,
biaya, dan scope.
Tapi lebih dari itu, manajemen proyek juga harus dapat menyatukan tim dan
klien, menciptakan visi, dan mengajak tim untuk tetap stay on track untuk
mencapai kesuksesan bersama.
Ada beberapa alasan mengapa penting bagi perusahaan untuk melakukan manajemen
proyek, yaitu antara lain:
1. Membuat Tujuan yang Fokus dan Jelas
Kegiatan manajemen proyek dapat memastikan adanya perencanaan yang matang
untuk mencapai tujuan tertentu. Tanpa adanya tujuan yang jelas, anggota tim
tidak bisa fokus dan tidak dapat memberikan gambaran yang objektif, dan tidak
paham apa yang harus mereka lakukan.
Oleh karena itulah, manajemen proyek diperlukan di sini untuk memecah proyek
menjadi beberapa tugas dan anggota tim.
2. Menciptakan Jadwal dan Perencanaan yang Disepakati Bersama dan Realistis
Manajemen proyek juga penting untuk membuat membuat perencanaan agar semua
proyek dapat terhandle dan tidak ada yang terhambat.
Selain itu, dengan adanya manajemen proyek, perusahaan bisa membuat ekspektasi
yang sesuai tentang apa yang harus dicapai, kapan, dan seberapa banyak.
Ekspektasi ini tentu dengan melihat perencanaan, estimasi budget dan waktu.
3. Manajemen Risiko
Manajemen proyek juga penting untuk memastikan risiko proyek dapat terkelola
dan termitigasi dengan baik guna menghindari terjadinya masalah di kemudian
hari. Seorang project management harus dapat menganalisis seluruh risiko
potensial proyek, membuat mitigasi, dan perencanaan saat risiko terjadi.
Mengapa Aplikasi Manajemen Proyek
Lalu, apa gunanya aplikasi manajemen proyek dan apa manfaatnya?
Secara sederhana, aplikasi ini dapat memudahkan pengawasan dan pengelolaan
proyek yang tadinya dilakukan secara manual menjadi digitalisasi dengan data
yang tersentralisasi dan terintegrasi.
Selain itu, aplikasi ini juga mempermudah kerjas sama internal dan eksternal
serta mempermudah penjadwalan yang lebih baik.
Beberapa manfaat dari aplikasi manajemen proyek antara lain:
1. Berbasis Cloud
Teknologi berbasis cloud ini akan sangat membantu sebuah proyek untuk
kolaborasi antar tim dengan mudah dan lebih fleksibel. Ini sangat dibutuhkan
apalagi saat proyek tim menjadi semakin besar.
2. Menggabungkan Work Flow dalam Satu Platform
Software manajemen proyek memungkinkan segala keperluan proyek mulai dari
komunikasi, task management, file sharing, dapat dilakukan dalam satu tools.
Dengan seperti ini, Anda bisa lebih fokus dengan project planning, task
management, dan tracking time.
3. Mudah Melacak Progress
Salah satu yang terpenting dalam proyek adalah mengantisipasi apa yang terjadi
dan melacak dengan jelas apa yang dilakukan tiap anggota.
Dengan aplikasi manajemen proyek, Anda dapat memastikan semua tugas yang ada
dan melihat anggota tim lebih produktif.
Sekarang, untuk menemukan aplikasi manajemen proyek tidaklah sulit, karena
saat ini sudah ada
project management software Indonesia
seperti RedERP. Aplikasi project management Indonesia yang udah berbasis
cloud, otomatis, dan terintegrasi.
